档案管理制度
档案管理制度
发布人:胡叶霞  发布时间:2016-11-21   浏览次数:31

第一条归档

1)凡属学校工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、工、团及人事、教学、实习、财会、保卫、培训、鉴定职业技能开发等工作中形成的文件材料)均由各部门进行整理、立卷,并定期交学校档案室归档。

2)教务处、学工处应在第二学年的第一学期上半学期按照学校下发的归档分类目录向学校档案室移交上学年度档案,其它部门每年上半年移交上年度档案。交接双方根据移交目录清点核对并履行交接签字手续。

3)归档材料要做到齐全、完整、准确、系统,用钢笔等书写,字迹工整或打印。

4)归档的文件材料应保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理、立卷,标题简明确切,便于保管和利用。

5)档案室每学年归档一次。办公室每学期至少检查了解一次档案室的管理工作情况,发现问题及时给予解决。

6)归档工作要列入各单位和个人业务考核内容。对于该归案的重要档案拒不归档者要给予批评,情节严重者应给予处分或调离现工作岗位。

7)档案工作人员调动,应认真做好清点移交工作。

第二条档案借阅

1)学校教职工利用本部门形成的档案需填写阅档申请表,经部门负责人审批后方可到档案室办理利用手续。

2)学校教职工利用非本部门形成的档案需填写阅档申请表,凡涉及密级档案,需经校长或分管校领导批准;非密级档案,经办公室主任审批后方可到档案室办理利用手续。

3)非本校教职工利用档案室档案,须事先联系并持有介绍信或上级机关证明,经校长或分管校领导批准后,方可借阅。

4)利用档案必须认真填写借阅登记表,一般只限于阅览,不得随意带出。如因特殊需要,需借出非保密档案,须经办公室主任同意,办理借出手续后,方可借出。借出期限一般不超过两天,必须按期归还。确实不能及时归还,办理续借手续,说明情况。

5)档案利用者要爱护档案,要对档案的保密、安全、完整负责,不得随意增删、涂改、撕毁、转借,更不能丢失。如发现违规者,视情节轻重,给予批评教育、行政处分直至追究法律责任。

6)未经学校授权和上级机关批准,任何组织和个人都无权公布档案。