办公指南
 
 
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第一章总 则

第一条 为使本校的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文质量和办文效率,依据《国家行政机关公文处理办法》,结合本校实际制定本办法。

    第二条 本办法所称公文是指具有法定效力和规范体式的公务文书,是学校进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 校机关各处室、各系部、校属各单位的所有发文、内部办文及外部来文适用本办法。

第五条 办公室是学校党、政、工、团公文处理的综合管理机构,负责指导校机关各处室、各系部、校属各单位的公文处理工作。

第六条 校机关各处室、各系部、校属各单位的负责人应当高度重视公文处理工作,加强对本部门公文处理工作的领导和检查,并确定专职人员负责本部门的公文处理工作。

第二章 公文的种类

第七条 本校常用公文的种类:

(一) 命令(令)

适用于依照有关法律法规和本校规章制度制订程序办法,制订、公布学校的规章制度。

(二) 决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。

(三)公告

适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(四)通告

适用于向校内外公布应当遵守或者周知的事项。

(五)通知

适用于转发上级领导机关的公文,传达需要我校各单位办理、执行或周知的事项,任免人员。

(六)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(七)议案

适用于向职工代表大会提请审议事项。

(八)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(九)请示

适用于我校向上级机关或校属各单位向学校请求指示、批准。

(十)批复

适用于答复各系部、校属各单位的请示事项。

(十一)意见

适用于机关各处室就重要问题向学校提出见解和处理办法。

(十二)函

适用于和学校不相隶属机关、企事业单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十三)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第八条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,绝密机密级公文还应当标明份数序号。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急急件

(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。

(五)行文应当注明签发人姓名。

(六)公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

(九)公文除会议纪要以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。

(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

(十四)文字从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

(十五)公文中各组成部分的标识规则,按照《南京市交通高级技工学校文件标识编制规则》执行。

第四章 行文规则

第九条 行文应确有必要,注重效用。

第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。学校机关处室、系部、校属各单位以南京市交通高级技工学校呈示书向学校办公室公室上报需学校领导批示的材料。

第十一条 学校统一对外行文,学校各职能部门不得自行对外正式行文。学校职能部门职权范围内的工作如需向其他部门正式行文,可由办公室转发。

  第十二条 上报学校公文事项如涉及学校多个职能部门,应事先与涉及的部门协调沟通,会签之后由主办部门送办公室办理。

  第十三条 除学校领导直接交办的事项或私人事务外,不得以个人名义直接向学校报送请示报告。部门或单位负责人不得以个人名义上报请示

  第十四条 请示应当一文一事;请示不得多头报送;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。

  第十五条报告不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

    第十六条 发文办理指制发公文的过程,包括拟稿、核稿、会签、签发、校对、打印、用印、登记、分发等程序。

    第十七条 本校行政发文常用发文字号有:宁交校、宁交校办、宁交校发、宁交校教、宁交校科、宁交校总、宁交校财、宁交校学、宁交校安、宁交校政。具体编号按照《南京市交通高级技工学校文件标识编制规则》执行。未编文号但以学校和办公室名义印发的公文具有同等效力。

    第十八条 需要制发的公文由学校机关处室组织草拟,草拟公文应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(六)结构层次序号,第一层为一、,第二层为(),第三层为1.,第四层为(1)

(七)应当使用国家法定计量单位。

(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

(十)文中如涉及学校情况统计数据,应当以学校已经发布的公文中的数据为准。未发布的数据应当与财务处核实。未经学校公文发布的数据或未经学校产业发展处认可的数据不得擅自引用和起草发布。

第十九条 草拟公文应一律采用A4纸打印,并附电子文本,逐项填写南京市交通高级技工学校文件(拟稿纸),送办公室文书处。有时限要求的公文,承办部门须提前一天送文书处, 特事特办。

第二十条 拟制公文时,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十一条 草拟公文报送校领导签发前,应经办公室审核,审核重点是:是否需要行文,公文内容、文字表述、文种使用、文件格式是否符合本办法的规定等。

第二十二条 以学校名义制发的上行文,由分管校领导会签,由学校主要负责人或主持工作的负责人签发;以学校名义制发的下行文或平行文,由学校主要负责人或分管负责人签发;以办公室名义制发的公文,可由办公室主任签发。公文一经签发,不得更改,如需改动,应报签发人审核。

第二十三条 公文正式印制前,应由拟稿人负责对文字内容进行校对,办公室主任或主任授权的人员进行复核,复核重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

第二十四条 公文由主要起草部门配合校办公室分发。公文处理完毕后,应及时整理(立卷)、归档,定期按学校档案管理规定向档案部门移交。

    第二十五条 凡学校发放的公文,各部门、各单位要有专人签收、保管,并妥善保存。机要文件按机要文件管理办法,定期清退。

  第二十六条 公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,确保学校有关秘密的安全。

  第二十七条 上级机关的公文,除绝密或注明不准翻印的以外,经办公室主任同意,办公室可以翻印、复印、转发,按正式文件管理。

第六章 收文办理

    第二十八条 收文办理指对校内外来文的处理过程,分为内部收文及外部收文,收文包括:签收、登记、拟办、审核、批办、承办、督办等程序。

    第二十九条 本办法所指的内部办文主要是指办公室收到的校机关各处室、各系部、校属各单位的公文的办理,办公室在收到内部公文后,按以下程序办理:

      (一)收文后由办公室主任或授权人员应进行审核,审核重点是:行文是否必要,文种使用、公文格式是否规范,涉及到相关部门的事项是否已协商、会签。

      (二)经审核,对符合本办法规定的,办公室主任或授权人员应及时提出拟办意见,按照校领导的分工交文书送分管校领导批示;对不符合本办法规定的公文,经办公室主任同意,退回呈报单位,并说明理由。

      (三)办公室按校领导批示意见尽快转交给承办部门;紧急公文,应向校领导和承办部门说明情况,当天回复。

      (四)承办部门收到交办的公文后,应按时限要求及时办理;对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的,应及时退回办公室,并说明理由。

    第三十条 本办法所指的外部来文是指本校上级部门和业务主管单位以及各种合作关系的单位的来文。收到外部来文后,按以下程序办理:

       (一)由办公室文书登记编号,制作文件传阅单。

       (二)办公室主任提出拟办意见,由文书送分管校领导批示。

       (三)文书按分管校领导批示的意见交相关部门办理,相关部门应按分管领导的意见及时处理。

       (四)如文件内容比较重大,除送分管领导批示外,还需送校长签批。

       (五)所有学校发布和办理的文件正式稿件都须由文书送校长和相关校领导

阅知。

    第三十一条校内任何机关、单位或个人收到上级正式公文,或外出开会带回正式公文,必须送办公室登记办理,不得直接签批或传阅。

第三十二条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第七章 附 则

    第三十三条 信访函件按国家《信访条例》和省、市《信访办法》以及本校相关办法处理。

    第三十四条 学校党、工、团方面的公文按照《中国共产党机关公文处理条例》等相关办法参照本《办法》处理。

    第三十五条 随着学校办公自动化的推进,学校对运用办公自动化电子网络办公另有规定的按相关规定执行。

第三十六条 本办法由校领导办公会解释,办公室组织实施。

第三十七条 本办法自发布之日起施行。